MOF, ROF, GUIAS, PROTOCOLOS

MOF

El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal.

Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

¿Que deben contener los manuales?

1. A quien va dirigido

2. Porque va dirigido en ese sentido

3. La política general de la empresa

4. Historia y antecendentes

5. Estructura Orgánica

6. Normas para el personal

7. Procedimientos generales de trabajo

8. Procedimientos de documentación

9. Procedimientos de orientación y capacitación del personal

10. Normalización y control de trámites

11. Solución a conflictos jerárquicos


FINALIDAD DE LOS MANUALES

Depende de lo que se pretenda llevar a cabo

 Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo.

 Normalizar y controlar los trámites de los procedimientos

 Adoctrinamiento al personal nuevo

 Adiestramiento y orientación al personal de servicio

 Identificar los canales de comunicación y de coordinación.



OBJETIVOS DE LOS MANUALES
 Presentar una visión de conjunto de la organización

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa

 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos

 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal

 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo

 Funcionar como medio de relación y coordinación

 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o
clientes

VENTAJAS DEL USO DE MANUALES

*Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

*La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

*clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

*Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

*Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

*Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

*Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir

*Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

*Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido

*Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas.

*Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

*Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.

*Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

ROF

El ROF es el Reglamento de Organización y Funciones de una entidad, que se constituye en un documento técnico normativo de gestión institucional que establece:

a) La estructura orgánica de la entidad.

b) Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas.

c) Las relaciones de coordinación y control entre órganos, unidades orgánicas y entidades cuando corresponda.

Este instrumento de gestión formaliza las competencias de cada área dentro de la organización y en función a ello se puede determinar las responsabilidades que le corresponde en el logro de los objetivos institucionales.

GUIAS

PROTOCOLOS